Organisasi dan Manajemen

1. Pengertian Organisasi

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :

a.    Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons)

b.    James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

c.    Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

Ciri-Ciri Organisasi

Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.    Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,

b.    Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,

c.    Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,

d.   Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,

e.    Adanya tujuan yang ingin dicapai.

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1. Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,
2. Prinsip Skala Hirarkhi,
3. Prinsip Kesatuan Perintah,
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang,
5. Prinsip Pertanggungjawaban,
6. Prinsip Pembagian Pekerjaan,
7. Prinsip Rentang Pengendalian,
8. Prinsip Fungsional,
9. Prinsip Pemisahan,
10. Prinsip Keseimbangan,
11. Prinsip Fleksibilitas,
12. Prinsip Kepemimpinan.

Jenis-Jenis Organisasi

Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut :

1. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.

(1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.

(2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.

2. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.

Bentuk organisasi ini meliputi;

(1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi,

(2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi,

(3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.

3. Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;

(1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum

(2) organisasi  informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain  kesamaan minat atau hobby, dll.

4. Berdasarkan tujuan.

Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu :

(1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’ dan

(2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

5. Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;

(1) organisasi pendidikan,

(2) organisasi kesehatan,

(3) organisasi pertanian, dan lain lain.

2. Pengertian Manajemen

Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1.      Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.      Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.      Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen – POLC :

1. Fungsi Perencanaan / Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

Sumber:

Judul Buku: Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Pengarang: Prof. Dr. H. Abdurrahmat Fathoni, M.Si, Penerbit: PT Rineka Cipta

https://sifafauziah692.wordpress.com/2013/10/23/organisasi-dan-manajemen/
https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

Read more »

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning yang dalam bahasa Indonesia berarti“Perencanaan Sumber Daya Perusahaan”. Pendapat para ahli mengenai pengertian ERP.

Menurut Turban, 2007, ERP adalah “software yang meliputi serangkaian aplikasi yang mengotomatisasi operasi rutin back-end, seperti finansial, manajemen persediaan, dan penjadwalan, untuk membantu perusahaan menangani pemenuhan pemesanan”.

Menurut Norman (2008), Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu: “sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur/jasa yang berperan untuk mengintegrasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi pada perusahaan”.

Dengan demikian dapat diartikan bahwa ERP merupakan “sistem informasi yang digunakan oleh sebuah perusahaan barang ataupun jasa dengan mengintegrasikan semua proses bisnis sehingga lebih efektif dan efisien”.

Manfaat Penggunaan ERP

1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
Melakukan standar data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan ERP

Yang pertama, proses bisnis yang matang. Suatu perusahaan harus memiliki proses bisnis yang jelas sehingga dapat dibandingkan dengan proses bisnis dari sistem ERP. Yang kedua, manajemen perubahan yang baik. Penerapan ERP sangat membutuhkan perubahan yang baik, misalnya proses persetujuan dari hardcopy menjadi sebuah modul tampilan pada ERP sehingga menuntut semua pihak perusahaan untuk mengetahui teknologi informasi. Yang ketiga, komitmen manajemen dari semua pihak perusahaan yang langsung berhubungan dengan sistem ERP karena akan menyita banyak waktu dan tenaga. Yang keempat, kerjasama antar pihak perusahaan sangat dibutuhkan. Pihak perusahaan dan konsultan harus memiliki visi yang sama untuk mencapai keberhasilan penerapan ERP tersebut. Terakhir yaitu, konsultan yang baik dan memiliki kecakapan untuk keberhasilan penerapan ERP yang diterapkan pada suatu perusahaan.

Software ERP

Adapun contoh software ERP adalah SAP, Oracle, PeopleSoft, GEAC, SAGE, dan yang lainnya. Seperti gambar berikut ini:Modul-modul ERP : Secara modular, ERP terdiri atas tiga modular utama yaitu : modul operasi , modul akunting dan finansial serta modul sumber daya manusia. Berikut ini penjelasan dari setiap modulnya :1. Modul Operasi, terdiri atas :
a. General Logistik, adalah proses aliran pendistribusian yang efisien dalam pemnyimpanan barang dari titik asal / titik prosuksi ke titik konsumsi. Modul ini juga terintegrsi dengan modul lainnya,misalnya production & planning, enterprise controlling, dll.
b. Sales and Distribution, merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sales lebih menitikberatkan pada pencarian pasar dan produk. Sedangkan distribution difokuskan pada penggunaan strategi yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar.
c. Material and Management, merupakan modul yang bertujuan untuk mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian, sampai penyimpanan material.
2. Financial Accounting Module, merupakan inti/core atau dasar dari kebanyakan sistem software ERP. Karena Modul Finasial ini mampu untuk mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen fungsional, dan mampu untuk menghasilkan laporan keuangan yang sangat berharga . Beberapa fungsi financial accounting module :
a. Menghandle semua account yang berhubungan dengan masukan atau entri dan menghandel dampak dari entri tersebut terhadap system secara keseluruhan.
b. Mencatat semua proses keuangan yang masuk dan juga mencatat semua bagaimana keuangan tersebut digunakan.
Dengan adanya Modul ini, maka para pemilik perusahaan akan diberikan gambaran mengenai posisi keuangan meraka dan akan sangat membantu mereka dalam mengambil keputusan yang sifatnya sangat strategis. Dengan adanya software finasial ini pula, manajemen dapat mengetahui kondisi finansial perusahaan mereka kapan saja dan dimana saja.
Modul Financial Accounting,terdiri atas beberapa submodul sebagai berikut :

1. General Accounting adalah sebuah modul yang ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. dan juga modul ini digunakan untuk mengukur kinerja keuangan perusahaan berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal.

1. CO-Controlling berfungsi dalam Cavital Invesment , aktivitas keuangan perusahaan, pendanaan terhadap pembelian, pengadaan, penggunaan dana untuk setiap area dan pengendalian terhadap biaya serta profit yang berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

1. Invesment Management adalah modul yang digunakan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixxed assets dari perusahaan dan membantu menajemen dalam membuat keputusan.

1. Enterprise Controlling berfungsi dalam memberikan akses bagi enterprise controoller mengenai hal-hal seperti; kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance aset perusahaan, dll.

1. Treasury , modul ini berfungsi untuk mengintegrasikan atara cash management dan cast forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

3. Human Resources Module : Merupakan perluasan dari ERP module. HR modul memetakan secara tegas tentang managerial sumber daya manusia dan juga meletakkan tenaga kerja itu sebagai asset atau capital. HR modul secara rutin akan memaintain secara lengkap database kepegawaian termasuk diantaranya informasi informasi mengenai detail penggajian, data krhadiran pegawai, data evaluasi performance karyawan, dan data promosi karyawan. Pada dasarnya Modul ERP ini memiliki sebuah software khusus yang mengintegrasikan semua informasi dari berbagai macam aplikasi yang disatukan kedalam sebuah database.

Demikian pembahasan dari saya mengenai ERP, terima kasih.

Sumber: 

Judul Buku: ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Penerbit: INFORMATIKA, Penulis: Wawan Dhewanto Falahah

https://ilmukuyunus.wordpress.com/2011/06/01/tentang-erp-enterprise-resource-planning/

https://riamasitorus.wordpress.com/2013/09/13/sekilas-tentang-erp/

http://www.intisolusindojaya.com/blog/bisnis/51-modul-modul-erp-enterprise-resource-planning

Read more »